No es un personaje secundario. Quizá no le estás dando el crédito que merece. Hablamos del departamento de abastecimientos.
Organizaciones de todas las categorías y tamaños con acierto enfocan sus esfuerzos al bussiness core. Sin embargo muchas no tienen los resultados esperados porque olvidan que el corazón de toda empresa no funciona sin la presencia de un cerebro asertivo (y ahora también sustentable). Sin dejar de lado la analogía, no es equivocado afirmar que el área de Compras, Suministros o Abastecimientos debe realizar esta función.
Óscar Ruiz Sandoval, experto en el tema y directivo de abastecimiento de Grupo Salinas, explica que el área de Compras debe concentrar toda la información de la compañía para tomar decisiones adecuadas. “Compras es la coyuntura de la empresa; todos los departamentos (administrativo, contable, logístico, mercadotecnia, etc.) recaen allí. Por eso el área debe estar capacitada para enfrentar los problemas de cada uno, entender sus necesidades y hacer entender las suyas al resto de la organización”, comenta.
Muchos encargados no creen que dejar de suministrar en tiempo y forma algo tan “insustancial” como la papelería de los empleados pueda repercutir en costos significativos En realidad, sí lo hace, porque se deja de cumplir con los objetivos establecidos para una adecuada operación. No surtir “algo” significan el mejor de los casos- volver a solicitarlo, ya sea mediante una circular, junta o una llamada telefónica es decir costos en tiempo y o dinero.
Cómo ser buen comprador
La actual dinámica de los mercados exige departamentos competentes de Compras, en permanente actualización e informados sobre aquello que pueda incidir en sus oportunidades de crecimiento.
Ruiz afirma que una buena estrategia para el control real en la operación de la empresa debería salir siempre de Compras. Esta división tiene la responsabilidad de buscar a los proveedores adecuados y crear alianzas con estos y con las mismas áreas de la organización. Comunicar con claridad cómo debe requerir cada sección sus necesidades es prioritario para que no se incurra más en entregas equivocadas o fuera de tiempo.
“¿Cuál es el perfil del comprador? Nadie estudia para serlo. Pero ya sea que se trate de un contador, un administrador u otro profesionista, sí debe de contar con ciertas características y competencias para ser un generador de valor. ¡Es en enserio! Compras marca el éxito o fracaso de una empresa”, agrega el entrevistado
El directivo de Grupo Salinas, certificado como profesional de abastecimientos en México por la Asociación de Profesionales en Compras Abastecimiento y Logística (Aprocal), sugiere que el director de Compras sea empático, proactivo y comprometido con el servicio. “Aunque no sea así, en la cadena de relación la culpa siempre la tiene Compras, ya sea porque no llegó a tiempo lo solicitado; porque sus proveedores no cumplen con los perfiles, porque no entiende lo que necesitan los demás; porque en entregas van contra sus objetivos y no con los de la empresa… Por eso debe trabajar con ideas claras, explicando los procesos al usuario. Controlar el conflicto es una de sus obligaciones”
Lo anterior es a nivel interno. Pero, además, Compras tiene la misión de ejecutar las mejores relaciones posibles con proveedores, con el fin de generar negociaciones favorables para la empresa y que se reflejen tanto en los costos como en la calidad de los insumos adquiridos.
Una vez controlada y dominada la rutina (especificaciones, volúmenes, productos, fechas) ¿ya pueden dormir tranquilos en Compras? No. Esta es una de las áreas que más rápido se mueve, por lo que sus encarga dos deberían tener prohibido arrellanarse en el sillón.
Por último, Ruiz destaca que hoy más que nunca el reto de Compras es enorme. Existe una oferta mucho más grande frente a la demanda. En este sentido, el servicio es el diferenciador clave. El directivo aconseja no rezagarse en tecnología ni dejar de ver hacia nuevos horizontes, como la compra de materiales alternativos o que los proveedores estén involucrados en acciones de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) y, desde luego, no dejar de crear alianzas estratégicas.
Una nueva tendencia
Para Arlene Pertzel, directiva de Compras y logística de Sensient Colors Latinoamérica, el aspecto de la RSE en suministros está claro. En su opinión, las compras que se realizan bajo esas condiciones sólo pueden traer resultados favorables a la empresa, tanto en la esfera del negocio como en la motivación de empleados que se sienten respaldados y comprometidos con los objetivos de la organización.
La ejecutiva está convencida que desde Compras se genera el cumplimiento de las disposiciones gubernamentales y de todo tipo. Al ser el responsable de que toda una compañía disponga de las herramientas necesarias para producir, puede determinar con qué proveedores desean trabajar en concordancia con lineamientos estipulados, como el cumplimiento de algún programa de RSE o de capacitación en provecho de los empleados.
Le toca a Compras influenciar a sus proveedores para que contribuyan a la generación de negocios de carácter sustentable Bimbo, Dupont, General Motors y Procter Gamble son firmas que desde hace tiempo trabajan bajo el esquema reportando beneficios en su productividad.
Cuando alguien se refiere a la misión de una organización, normalmente se habla de rentabilidad, competitividad y mantenerse entre los mejores. Pero, ¿qué pasa con la parte social y con el cuidado del medio ambiente? Pertzel propone hacer más humana la cadena de suministros implementando programas que fomenten el deporte y la creatividad e incentiven la convivencia y comunicación del personal de las firmas involucradas, por ejemplo.
“Hay empresas que no valoran el hecho de que un empleado debe tener un buen mouse en su computadora no tenerlo conduce a una incapacidad que cuesta tiempo y dinero. Por simple que parezca, esto repercute en la productividad y la operación”, señala Ruiz, quien agrega que los esfuerzos también pueden ser a nivel externo, como patrocinar alguna escuela para niños con capacidades diferentes o cuidar con recursos propios el parque de una comunidad. Ello ayuda a crear conciencia entre sus proveedores y motivarlos a proceder en la misma dirección.
“Empresas como Kraft, Nestlé, Pepsico, Coca-Cola y Bimbo marcan pauta en todos los niveles. Hoy, además de una certificación ISO 9000 o ISO 22000, piden a sus proveedores una iniciativa que tenga que ver con lo social. Es la manera como están influyendo en los demás”.
No proceder en este sentido puede tener con secuencias graves. Para ejemplificar, Pertzel alude al caso de la cochinilla, insecto productor del colorante natural carmín, llamado también grana cochinilla: “Perú tiene el 70 del mercado, pero dos empresas irresponsables han provocado que el negocio sea un caos, y todo porque sólo pensaron en sus utilidades. Una de esas organizaciones sí reforestó cerca de 100 hectáreas, pero al igual que la otra, nunca tuvo el cuidado de pagar bien a sus trabajadores ni interés en impulsar un programa de RSE. En 2008 el precio de la grana cochinilla estaba en 46.5 dólares el kilo. Hoy, por su desacierto está en 130 dólares”.
Invitar a que los proveedores se unan a esta nueva forma de pensar no significa que de inmediato busquen una certificación de RSE, pero sí que hagan un auto-diagnóstico que les ayude a conocer en qué nivel de responsabilidad social, ambiental y laboral están para saber si son aptos para obtener un certificado.
El Comprador perfecto
1.- Aprende a usar la información interna de la empresa y la que proporcionan los proveedores deforma provechosa para ambas.
2.- Se asegura de que su proveedor cuenta con alguna certificación o reconocimiento.
3.- Conoce la trayectoria de su proveedor no sólo por su historial; lo compromete a una relación íntima para conocer si tiene la capacidad de respuesta que requiere la empresa.
4.- Detecta a tiempo qué área -con sus requerimientos- está saliéndose del presupuesto y lo comunica al departamento de Administración.
5.- Informa con oportunidad cualquier cambio, por mínimo que sea -como una razón social diferente- a sus proveedores y personal
6.- Realiza análisis financieros internos y de sus proveedores para determinar posiciones en el mercado y ver si pueden ser aliados.
7.- Cumple con fechas pactadas o establecidas: entregas, pagos, recepción de documentos…
8 Se mantiene informado y sugiere novedades de compra en beneficio de la empresa, así como nuevas metodologías para operar.
9.- Integra consumos para que, por ejemplo, no haya tres departamentos solicitando una pluma diferente, de precio diferente, vendida en condiciones diferentes y por proveedores diferentes.
10.- Vigila la transparencia tanto en los procesos de negociación como en los de compra.
Fuente: Alto Nivel, p. 28-31.
Por: Ángel Hernández M.
Publicada: Marzo 2011.
