Ciudadanía en Construcción

Colaboración entre voluntariados de empresas y OSC aún lejos de ser efectivas

¿Qué necesitan los voluntariados de empresas y las OSC para ser realmente efectivas?

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Para Adriana Prieto Gaspar de Alba

Por: Emilio Guerra Díaz

Consolidar alianzas entre voluntariados de organizaciones de la sociedad civil y los voluntariados corporativos parece ser una empresa harto difícil. Cada parte enfrenta objetivos y metas distintas aunque siempre es posible conciliar interés a favor de la comunidad. De arranque siempre se presentan escollos porque las partes, no obstante que tienen el mismo interés de colaborar en la comunidad, hablan idiomas distintos.

En diversas oportunidades se ha señalado en «Ciudadanía en Construcción» que muchas OSC realizan actividades de voluntariado sin tener un Programa. Se preguntará el lector ¿Y eso en qué afecta su desempeño en la movilización de voluntarios? Pues contar con un programa supone una planeación estratégica, una visión sobre dónde integrar otros recursos con los que cuenta la organización y por supuesto cómo atraer el interés de los voluntariados corporativos. Un plan considera acciones preliminares que se tienen que hacer antes de la jornada de voluntariado, el cuidado de la logística, el desarrollo adecuado de ese día y la forma en la que se agradecerá la participación de personas que prestaron servicio voluntario.

Pero ¿Quién es responsable de crear condiciones para una relación de mutuo beneficio? Para dar respuesta a esa interrogante es necesario revisar algunas de las dificultades más frecuentes que se presentan en la relación Programa de Voluntariado Corporativo (PVC) y Programa de Voluntariado Institucional de las OSC (PVI).

He aquí algunas fallas:

• Las OSC parecen estar sumidas en el día a día de sus actividades y consideran que integrar voluntarios de empresas a sus actividades presupone más trabajo que por el momento no pueden realizar, quizá no tienen personal o coordinador de voluntarios, y no hay quien lo haga. Por ello es muy frecuente que una organización exprese: “tú empresa dime en qué me puedes ayudar”. Otro caso muy común es la improvisación de actividades.

• Algunas OSC actúan como si le estuvieran haciendo el favor de recibir voluntarios corporativos y buscan que se incorporen a lo que ya hay sin hacer diferenciadores o actividades especiales. No invierten en previa capacitación ni explican qué está permitido hacer y qué no.

• Otras OSC no integran eficazmente una relación con empresas en sus programas y proyectos, por lo que no asumen un papel de facilitador. No perciben todo el potencial que les puede brindar una empresa y a menudo pierden oportunidades. Si contribuyen a la satisfacción de las necesidades de la empresa, pueden establecer una relación de mediano plazo.

• Desean que la empresa entienda sus necesidades y “si les parece bien” que se integren. Olvidan la posibilidad de que mientras se dialoga se pueden vislumbrar áreas de colaboración conjunta ya que aparecen nuevas ideas en ese trayecto que benefician a la comunidad, a las OSC y corporaciones.

• En muchos casos las OSC sienten que la empresa las está utilizando para propósitos de imagen y reputación corporativa en tema de voluntariado sin dejarles nada a cambio. En el otro extremo, algunas OSC en lugar de presentar actividades de voluntariado conjunto, ofrecen a la empresa en cambio todo un proyecto donde requieren dinero y luego justifican que sus voluntarios podrían integrarse “como mano de obra” ya que son financiadores.

• Las OSC no muestran habilidad para elaborar un presupuesto adecuado.

• No se advierten todas las partes del proyecto de voluntariado en conjunto: Antes, durante y después ni las acciones que se tiene que realizar para consolidar una buena alianza.

Por lo que se ha visto, uno de los principales retos es el mutuo entendimiento de necesidades, donde la OSC debe jugar un papel pro-activo donde escucha y comprende qué requiere la empresa a través de un plan que permite desarrollar cada una de las etapas del programa y cuidar por ejemplo los tres espacios de tiempo con sus dos afluentes: Para la OSC y para la empresa.

El antes para la OSC

Corresponde a la organización el diseño de la actividad. Deberá considerar qué se va a hacer, dónde, con qué, con quién y para quién. Podrá acompañar el proyecto de voluntariado con los objetivos y justificaciones para colaborar conjuntamente. Saldrán a flote requerimientos por parte de la empresa que la organización necesita esclarecer. Hay que planear la logística del evento y advertir cualquier riesgo. Definir qué pone la OSC y qué la empresa.

Es vital que se elabore un presupuesto que justifique la actividad y ser claro sobre la cobertura del mismo, ¿Atenderá sólo los gastos de los voluntarios de la empresa?, ¿Incluirá a la población beneficiada?, ¿Contempla cubrir también los gastos del personal?, ¿Se incluyó comida y agua suficientes?, ¿Está considerado un equipo de primeros auxilios?, etc. Es responsabilidad de la OSC previo al día de servicio, capacitar y orientar a los voluntarios de la empresa que participarán a fin de tener control de todos los detalles.

El antes para la empresa

A la empresa le interesa saber cómo colaborar con una OSC le permitirá responder a su estrategia de desarrollar un voluntariado basado en habilidades. La empresa necesitará información sobre la OSC, una presentación y material videográfico y fotográfico que le permita difundir en sus canales internos quién es el potencial socio, la actividad a la que se va a convocar y sobre todo los detalles para participar. Tendrá el reto de reclutar a sus voluntarios. Si la empresa va a financiar parte o la totalidad de la actividad, urgirá tener el presupuesto porque hay que solicitar el recurso económico con anticipación. La persona responsable revisará los uniformes, quién de los directivos o ejecutivos puede acompañarles en la jornada y si dispone de un fotógrafo, mantas, lonas, otros materiales, etc. Seguramente la empresa pedirá que haya una capacitación previa y se les explique cómo se llevará a cabo la jornada.

El durante para la OSC

La actividad está sujeta a un programa cuyo responsable de la ejecución es la organización. Todos los materiales y comida deberán estar en tiempo y forma. La organización deberá considerar dónde y cómo participan todos los voluntarios. En algunos casos los voluntarios corporativos pueden fungir como animadores o facilitadores en una parte de la agenda. La organización deberá asegurarse de llevar un registro fotográfico y acompañar el desempeño de los voluntarios.

El durante para la empresa

Los voluntarios corporativos deberán observar las indicaciones que previamente se les explicaron y realizar el servicio voluntario. Deberá cuidar que no se distraigan con tomas de fotografías o “selfies” y manejo de sus teléfonos inteligentes para estar subiendo en directo esos testimoniales a sus redes sociales. Se deberá cuidar el nombre e imagen de la empresa. Es importante velar por alcanzar las metas establecidas. Pondrá atención sobre el desempeño de sus colaboradores, etc.

El después para OSC

La organización entra en la fase de informar. Podrá elaborar un informe narrativo de lo que sucedió en la jornada y un rumen de los resultados. Asimismo podrá elaborar un reporte económico sobre el presupuesto que financió la empresa y los comprobantes respectivos. Adicionalmente puede entregar testimonios, fotografías e incluso agradecimientos que haya preparado la comunidad para que la empresa los difunda en sus canales internos y externos.

El después para la Empresa

La coordinación del voluntariado tendrá que presentar a su vez un reporte interno a las autoridades (sea Dirección General, Fundación o programa de RSC) que diga para qué sirvió la actividad voluntaria, pero no sólo para la comunidad, sino también para los voluntarios que asistieron, para la empresa y los colaboradores. De esta manera estimulará nuevas participaciones. Aprovechará el material visual acopiado para comunicar la actividad.

Por último

Finalmente se requiere conjuntar las dos visiones tanto de la OSC como de la empresa y evaluar para qué sirvió la actividad en general. Es necesario reflexionar juntos qué hicieron, qué resultados se obtuvieron por atribución del proyecto y cuáles por contribución de los participantes. Detectar áreas de oportunidad y mejora continua y vislumbrar quizá, nuevas acciones.
Si requiere apoyo para administrar su programa de voluntariado corporativo y desarrollar estrategias sobre cómo trabajar con OSC, o por el contrario, si necesita atraer voluntariados corporativos a su casusa puede solicitar orientación a la Alianza Mexicana de Voluntariado, al correo electrónico: contactoamevol@gmail.com

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Emilio Guerra Díaz

Emilio Guerra cuenta con amplia experiencia en la Gestión de la RSC, destacando su trabajo en el área de vinculación con la comunidad que potenciar la inversión social empresarial. Ha gerenciado fundaciones empresariales.

Acerca del autor

Emilio Guerra

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