El Compliance Officer se encarga de que las empresas y los órganos de gobierno se mantengan en línea con las políticas internas y los requisitos reglamentarios, pero ¿qué es y qué hace exactamente?
Ciertas funciones surgen como centrales y se vuelven estratégicas como el caso del Compliance Officer, cuyo papel se ha desarrollado en los últimos años, primero en los Estados Unidos, luego en Europa y ahora llega con fuerza a México y Latinoamérica. La Responsabilidad social y el compliance serán prácticamente inseparables.
Algunos creen que la función del Compliance Officer es garantizar que el negocio de una compañía se realice de acuerdo con los estándares profesionales y las prácticas comerciales aceptadas. Para otros, el rol consiste en garantizar que los negocios se lleven a cabo de manera diligente, leal, equitativa y ética. O bien, creen que la función del Compliance Officer es identificar y gestionar los riesgos legales y de reputación.
La mayoría está de acuerdo en que la concienciación sobre el riesgo, la capacitación y el asesoramiento son elementos críticos de la misión del Compliance Officer. Por lo tanto, un buen Compliance Officer tiene la exigente y compleja tarea de cumplir con todos estos roles.
¿Cuáles son los riesgos asociados con el compliance?
El compliance en su forma más amplia es la combinación de todos los procesos que permiten a una empresa garantizar el respeto por los valores y la ética instalados por la administración. El incumplimiento puede generar sanciones legales y/o administrativas, pérdidas financieras o daños a la imagen y la reputación.
¿Cuál es el papel del Compliance Officer?
La función del Compliance Officer es la de ser un eje para el despliegue de un programa de cumplimiento en todos los niveles de la empresa. Él o ella implementa un programa de compliance y lo vincula a los intereses estratégicos más importantes. Para hacer esto, el Compliance Officer debe poseer las características necesarias para asegurar la implementación exitosa de su misión.
¿Qué es un Compliance Officer?
El Compliance Officer es responsable de garantizar el respeto de las normas nacionales e internacionales, las normas profesionales y extra profesionales, así como las normas de ética y buen comportamiento definidas por la empresa. Un buen Compliance Officer debe ser capaz de analizar estas normas y reglamentos desde la perspectiva de la empresa en función de su actividad, cultura y entorno financiero global.
Un buen Compliance Officer debe considerar cómo integrar las mejores prácticas para garantizar el respeto de las normas y valores de la compañía. El Compliance Officer debe primero definir el ADN del negocio, y luego adaptar el programa para tener en cuenta los problemas específicos que enfrenta la empresa, los intereses en juego, los mercados, la historia y la cultura, así como los riesgos operativos y de reputación.
El Compliance Officer tiene que:
- Correlacionar el programa de cumplimiento y su implementación con la gestión de riesgos (corrupción, antimonopolio, responsabilidad social empresarial (RSE), sanciones, reputación, etcétera).
- Armonizar y definir los valores universales que serán comprendidos y respetados por todo el personal, en todos los países y culturas.
¿Cuál es la misión de un buen Compliance Officer?
La misión del Compliance Officer es doble:
- Vertical; se aplica a cada nivel del grupo.
- Transversal; funciona con todos los departamentos.
El Compliance Officer debe tener:
- Una comprensión excelente y completa del negocio.
- Habilidades y cualidades humanas que le permitan asesorar, capacitar y crear conciencia entre el personal de la empresa acerca de la importancia de la ética empresarial y el cumplimiento.
- Garantizar que el programa se comunique claramente, sea entendido por cada país, región o ubicación, y asimilado y encarnado por los colaboradores a quienes se dirige.
- Organizar y supervisar las sesiones de capacitación, ya sea a través de reuniones o de e-learning.
- Estar alerta sobre posibles áreas de vulnerabilidad o riesgo y trabajar con la administración y las operaciones para desarrollar planes de contingencia.
- Asegurarse de que los problemas relacionados con la ética y el cumplimiento sean evaluados, monitoreados, gestionados y resueltos de manera adecuada. También debe establecer medidas disciplinarias apropiadas y medidas para evitar una repetición.
- Asegurarse de que los programas de monitoreo estén en su lugar para medir la eficiencia e identificar áreas potenciales de mejora.
El despliegue del programa tiene tres componentes:
1. Conciencia.
- El Compliance Officer necesita asegurarse de que cada colaborador sea consciente de la importancia del cumplimiento, y respete y contribuya a su implementación.
2. Asesoramiento.
- En estrecha colaboración con los abogados y el Comité Ejecutivo, el Compliance Officer desempeña un papel clave en la evaluación de riesgos, especialmente en situaciones específicas (fusiones/adquisiciones, licitaciones).
3. Informes.
- El Compliance Officer analiza e informa sobre las mejores prácticas que se deben implementar en la compañía.
¿Cuáles son los rasgos de carácter necesarios para ser un buen Compliance Officer?
Un buen Compliance Officer debe tener las siguientes habilidades y cualidades:
Habilidades
Una buena comprensión del negocio, una perspectiva global sobre el rol de la compañía, los riesgos involucrados y los desarrollos en el mercado. Familiarizarse con la estrategia general de la compañía para alinear el cumplimiento con el negocio, y comprender los riesgos potenciales para anticiparlos y proteger a la empresa.
Cualidades y características
- Liderazgo.
- Independencia.
- Carisma.
- Integridad.
- Comunicador y mentor.
- Humano y firme.
Un buen Compliance Officer tiene conocimiento global del negocio y las personas para estar preparado y anticipar los pasos necesarios para enfrentar los riesgos, mientras aprecia la limitaciones potenciales. Él o ella ayuda al CEO a comprender qué está pasando en el corazón de la empresa y en su entorno inmediato.
¿Cuáles son los desafíos para un buen Compliance Officer y cuáles son las trampas que debe evitar?
El desafío para el Compliance Officer es entender qué se espera de él, dependiendo del sector y el tamaño de la empresa. El reto es poner en marcha un programa adecuado.
Sin embargo, hay una serie de riesgos y trampas para evitar:
- No implementar un programa cosmético.
- No hacer irresponsables a las personas incorporando un programa que sea demasiado complicado. Esto reducirá su capacidad de identificar el riesgo potencial que el sentido común permitiría.
- Animar a todos a ser responsables de la implementación eficiente del programa. Todos deben comprender que los procedimientos no se superponen al negocio para complicarlo, sino que son parte de él.
Un buen Compliance Officer debe alinear el programa de cumplimiento con el negocio de la empresa a fin de mejorar su desempeño general. El objetivo es desplegar más que solo un programa regulatorio, también debe alentar la conducta comercial de la empresa basada en la responsabilidad y el comportamiento ético. El Compliance Officer comprometido podrá convencer al personal e incluso a la gerencia de que expandir el negocio es importante, pero no a cualquier precio.
