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Cómo ser una oficina ‘paperless’ en cuatro pasos

Tu empresa puede dejar atrás el papel y digitalizarse. Aquí te decimos cómo.

Paperless via Shutterstock

Paperless via Shutterstock

Eliminar el uso del papel en una empresa puede parecer una tarea demasiado grande, sobre todo si ya se tiene una gran cantidad de documentos, pero no es imposible y trae muchos beneficios.

El experto Matt Peterson, escribiendo para Triple Pundit, recuerda que el elegir cambiar para ser paperless puede ahorrar mucho dinero a una compañía, mejorar su eficiencia interna e incluso su servicio a cliente. Esto sin contar que por supuesto es una media que apoya al medio ambiente. A continuación los cuatro pasos que propone para lograrlo:

Ponte a trabajar:

Antes de digitalizar hay que organizar. Desarrolla un sistema y asegúrate de que todos en la empresa lo comprendan y sigan; cada departamento debe ser responsable de escanear sus propios documentos y seguir las guías para que todo quede según el estándar determinado previamente.

Elige un sistema:

Existen muchos Sistemas de Organización de Documentos, pero debes elegir uno que sirva a las necesidades de tu empresa. Entre otras cosas, el sistema debe: guardar los datos en un almacén central, darle acceso seguro a múltiples usuarios de forma simultánea, incluir índices y búsquedas de documentos, permitir firmas digitales, integrarse de forma fácil con Microsoft Office y otros productos similares.

Pide pruebas y demostraciones para asegurarte de que el producto es el ideal para todos los departamentos y después piensa en quién debe tener acceso al sistema: ¿sólo los líderes?, ¿todos los empleados? Esto tal vez cambie según el área.

Mira hacia adelante:

Después de instalar tu sistema y de escanear el primer documento, todos los documentos deben ser manejados de forma digital. Respecto a los documentos antiguos, considera contratar a un empleado temporal para que los otros colaboradores no se vean abrumados por la tarea.

Habla con tus clientes:

Comunica de forma clara a tus clientes para que todos comprendan los cambios que están sucediendo, ya que ellos se beneficiarán de un servicio a cliente más eficaz. Explica el por qué del cambio, da a conocer los beneficios y ofrece respuestas a todas sus preguntas.

Acerca del autor

María José Evia H

Comunicadora especializada en medios digitales, literatura y equidad de género. Coordina, escribe y edita contenidos de ExpokNews y la Síntesis diaria, además de colaborar en medios como Letroactivos, Letras Libres, Lee + y Equilibrio. Aquí sus redes sociales.

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