Eliminar el uso del papel en una empresa puede parecer una tarea demasiado grande, sobre todo si ya se tiene una gran cantidad de documentos, pero no es imposible y trae muchos beneficios.
El experto Matt Peterson, escribiendo para Triple Pundit, recuerda que el elegir cambiar para ser paperless puede ahorrar mucho dinero a una compañía, mejorar su eficiencia interna e incluso su servicio a cliente. Esto sin contar que por supuesto es una media que apoya al medio ambiente. A continuación los cuatro pasos que propone para lograrlo:
Ponte a trabajar:
Antes de digitalizar hay que organizar. Desarrolla un sistema y asegúrate de que todos en la empresa lo comprendan y sigan; cada departamento debe ser responsable de escanear sus propios documentos y seguir las guías para que todo quede según el estándar determinado previamente.
Elige un sistema:
Existen muchos Sistemas de Organización de Documentos, pero debes elegir uno que sirva a las necesidades de tu empresa. Entre otras cosas, el sistema debe: guardar los datos en un almacén central, darle acceso seguro a múltiples usuarios de forma simultánea, incluir índices y búsquedas de documentos, permitir firmas digitales, integrarse de forma fácil con Microsoft Office y otros productos similares.
Pide pruebas y demostraciones para asegurarte de que el producto es el ideal para todos los departamentos y después piensa en quién debe tener acceso al sistema: ¿sólo los líderes?, ¿todos los empleados? Esto tal vez cambie según el área.
Mira hacia adelante:
Después de instalar tu sistema y de escanear el primer documento, todos los documentos deben ser manejados de forma digital. Respecto a los documentos antiguos, considera contratar a un empleado temporal para que los otros colaboradores no se vean abrumados por la tarea.
Habla con tus clientes:
Comunica de forma clara a tus clientes para que todos comprendan los cambios que están sucediendo, ya que ellos se beneficiarán de un servicio a cliente más eficaz. Explica el por qué del cambio, da a conocer los beneficios y ofrece respuestas a todas sus preguntas.
