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5 pautas para implementar una cultura exitosa de trabajo flexible en tu empresa

En un momento donde la COVID-19 nos ha llevado trabajar de forma remota, te compartimos cómo planificar y construir una exitosa cultura laboral flexible.

Es un hecho que a raíz de la pandemia global de COVID-19 nos hemos visto obligados a modificar nuestro estilo de vida y forma de trabajo. Sin embargo, desde tiempo atrás ya se hablaba de la implementación de nuevas formas de trabajo flexibles en las empresas.

Este tema ha sido tendencia no únicamente por nuestro contexto actual, sino porque es una forma rentable de mantener un negocio en funcionamiento. Algunas compañías la han puesto en funcionamiento para mejorar las condiciones de trabajo y reducir los costos operativos asociados con los empleados en la oficina.

No obstante, se debe hacer una implementación adecuada de esta forma de trabajo, ya que al no hacerlo bien, las organizaciones pueden enfrentar un menor desempeño por parte de los empleados y un menor éxito comercial general. ¡Te contamos un poco más!

¿Qué beneficios trae ofrecer arreglos de trabajo flexibles?

  • Menores costos de operación.
  • Menos rotación de empleados.
  • Mayor satisfacción de los empleados.
  • Mayor flexibilidad de contratación.

En un momento como este, en el cual el trabajo flexible probablemente formará parte de la cultura de tu empresa por tiempo indefinido, debes asegurarte de implementar programas y políticas para garantizar que tu organización disfrutará de los beneficios y evitará las trampas más comunes que se presentan con los lugares de trabajo flexibles.

Aquí hay 5 ideas para ayudarte a planificar y construir una cultura laboral flexible.

1. Planifica tu arreglo flexible

Anteriormente, en los primeros días de trabajo flexible, los gerentes y empleados solían acordar los planes de trabajo de forma individual. ¡Ya no más!

El número de empleados que trabaja en casa ha crecido exponencialmente en los últimos dos años, aún antes de confinamiento. El 2017 State of Telecommuting in the U.S.Empleado Workforce Workforce informa que 3,9 millones de colaboradores cuentan con esta forma de trabajo, y en estos tiempos las cifras han aumentado exponencialmente.

Es importante tomar en cuenta que ya no es razonable que las organizaciones hagan del trabajo flexible una decisión caso por caso. El aumento de los trabajadores remotos ha creado un cambio en el pensamiento, y provocado la necesidad de políticas claramente definidas para todos.

Para comenzar, revisa cuidadosamente tus sistemas y procesos comerciales asociados. Crea un plan que C-Suite pueda aceptar y comienza a capacitar a los gerentes en la gestión de los empleados de teletrabajo. Los líderes de los programas deben estar muy involucrados para mantener la productividad.

2. Establece una buena comunicación

La comunicación juega un papel muy importante en el trabajo flexible. Una de las principales razones por las cuales los programas de este tipo fallan, es por falta de comunicación. 

No hay excusa para la falta de esta, especialmente con todos los programas de colaboración en equipo disponibles en línea. Slack, Yammer, y numerosos programas de mensajería instantánea; estas herramientas de software promueven una comunicación consistente y sólida entre los empleados de teletrabajo.

Además, un “check-in” programado regularmente a través de reuniones grupales semanales o mensuales puede ayudar a los gerentes y líderes a monitorear el teletrabajo.

Intenta instituir sistemas formales e informales para garantizar que los arreglos de trabajo flexibles sean productivos. Es importante comunicar a todos los involucrados que el horario de trabajo flexible se basa en cumplir ciertos objetivos y completar las tareas asignadas.

3. Permite horarios de trabajo estándar

Los acuerdos de trabajo flexible ya no son una tendencia, sino una realidad actual y futura. Aun antes de la pandemia de COVID-19, alrededor del 40% más de empresas en los EE. UU., ofrecían ya más opciones de trabajo flexible que hace cinco años. Además, algunas compañías se han convertido a un modelo completamente digital, eliminando la necesidad de una ubicación física desde la cual realizar negocios.

Dicho esto, es importante darse cuenta de que no todos los empleados tendrán éxito en un acuerdo de trabajo flexible. Algunas de las razones más comunes son:

  • Requerir que un entorno de oficina sea productivo: los colaboradores que no pueden trabajar en un horario flexible son aquellos que prosperan en un entorno de oficina. Están dedicados al mismo horario diario, ansiosos por mantener el trabajo y el hogar separados. Además, se sienten más activos con sus compañeros de trabajo en lugar de estar en casa. Requieren estructura y horarios establecidos en la oficina.
  • No poder evitar las distracciones en el hogar: los que trabajan de forma remota pueden distraerse demasiado con vecinos o amigos que no creen que realmente estén trabajando. Las relaciones casuales y comerciales pueden volverse tensas debido a este concepto erróneo. Estos tipos de empleados son más adecuados para trabajar en la oficina de un empleador.
  • Ten cuidado con el control del empleador: otra preocupación para algunos trabajadores flexibles es sentir que su empleador ahora es un intruso en su hogar. Pueden sentir que el empleador requiere que estén disponibles para trabajar en todo momento, sin importar la hora o el día. Esto puede dificultar que el empleado cree un equilibrio entre el trabajo y la vida y puede causar estrés e insatisfacción adicionales. Trabajar en una oficina lejos de casa ayuda a estos empleados que necesitan límites claros entre su vida privada y su vida laboral para estar a gusto.

Empero, a medida de que trabajes en tus planes de trabajo flexibles, recuerda que el plan puede ser exitoso si los supervisores y los líderes de equipo saben cómo administrar a los trabajadores flexibles.

Es probable que actualmente tu organización sea estrictamente remota, por ende querrás diseñar preguntas de entrevista para abordar los desafíos de trabajar de forma aislada, y así determinar quién sería el más adecuado para tu empresa.

4. Entrena gerentes y líderes de equipo

Administrar a tus empleados flexibles es muy diferente a administrar empleados en la oficina. Los gerentes no están allí para ver al empleado todos los días, por lo que es importante implementar diferentes reglas y métodos para administrar a los trabajadores flexibles. 

En 2013, bajo el liderazgo de la CEO Marissa Mayer, Yahoo! volvió a llamar a toda su fuerza laboral flexible cuando se descubrió que los empleados no se registraban en la plataforma de trabajo durante largos períodos de tiempo.

El desafío para muchas empresas no es tanto el programa de trabajo flexible como un problema de gestión. Cuando no se espera que los empleados informen su progreso, es fácil para ellos caer en malos hábitos de trabajo que continúan erosionándose con el tiempo.

Dado que las reuniones en persona a menudo están ausentes en el trabajo flexible, es importante encontrar formas alternativas de comunicación. Los programas de colaboración en equipo y los programas de software de gestión de proyectos ayudan a los equipos y gerentes a ver quién está contribuyendo a los resultados generales y quién puede necesitar ser administrado un poco más de cerca.

Los trabajadores y gerentes remotos deben tener registros regulares, equipos completos, y tener tiempo programado para compartir actualizaciones y asistir a reuniones en persona o en línea.

La gestión de los trabajadores flexibles es crucial para el éxito de los acuerdos de trabajo flexibles de una empresa. Capacitar a los gerentes y establecer expectativas para la comunicación, aumentará tus posibilidades de implementar un programa productivo y exitoso.

5. Evalúa los éxitos generales

El trabajo remoto que actualmente se está llevando a cabo en gran parte del mundo, también puede servir como una forma de prueba para evaluar el éxito de los arreglos flexibles. Al terminar el confinamiento podrás preguntarte: ¿cómo se benefició la empresa?

  • Mayor ahorro de costos.
  • Mayor productividad.
  • Esfuerzos de reclutamiento mejorados.
  • Menos rotación de empleados.
  • Mejora del sentimiento de los empleados.
  • Mayor satisfacción.
  • Menos estrés.
  • Salud mejorada.
  • Mejora del equilibrio trabajo / vida.
  • Aumento de la productividad individual.

Además, las compañías que ofrecen horarios de trabajo flexibles a menudo descubren que pueden brindar a los empleados una mayor sensación de control y mejorar las condiciones de trabajo para los colaboradores discapacitados.

Hay empresas que han dicho que sus acuerdos flexibles no funcionaron y que las personas no fueron productivas. Sin embargo, el problema no es inherente a las opciones de trabajo flexibles, la baja productividad entre los trabajadores remotos es el resultado de una planificación deficiente y la falta de gestión continua de una estrategia de fuerza laboral flexible.

Así que evita las trampas y los resultados negativos asociados con los trabajadores flexibles, e intenta tomarte el tiempo para planificar cuidadosamente este arreglo de trabajo.

Un programa de trabajo flexible puede ser un gran complemento para una cultura general de movilidad y opciones creativas de trabajo.

¿Estás listo para prolongar esta forma de trabajo?

Acerca del autor

Arianne Lira

Licenciada en Letras Latinoamericanas por la UAEMex. Amante de la literatura, cine, teatro y admiradora de Beauvoir, Castellanos y Nin. Interesada en temas de género y cultura en general. Correctora de estilo y redactora en expoknews.

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