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Home Office, ¿Realmente funciona?: 80% de las empresas mexicanas lo ofrecen

1homeoffCatástrofes naturales, inseguridad, tráfico insufrible de las grandes urbes, largas distancias entre casa y trabajo, impacto ambiental y movilidad tecnológica son factores que han provocado que el trabajo a distancia se convierta en la norma y no en la excepción.

Hoy, cuatro de cada cinco empresas mexicanas lo ofrecen como parte de sus políticas.

Grandes corporativos, como por ejemplo, Sun Microsystems, Avaya, Oracle, Procter & Gamble a Unilever ya han adoptado la estrategia del trabajo a distancia, flexible, home office o virtual como parte de sus prácticas a nivel global. Pero lo mismo sucede con 90% de las pymes en México, de modo que es más común de lo que se podría pensar y lo mismo aplica para directores y gerentes que para el resto de los empleados.

“La tendencia llegó para quedarse. Desde hace cinco o seis años ha tenido auge y cada vez más firmas se suman a esta práctica, pues al vivir en grandes ciudades necesitas estas soluciones para ser más productivo y llegar a los clientes de manera efectiva e inmediata”, asegura Mauricio Amezcua, director de recursos humanos de la compañía de telecomunicaciones Avaya.

De acuerdo con Regus, firma especializada en centros de negocios, son varios los ejemplos de porque el trabajo a distancia ha ido en aumento en los últimos años:

a. Traslados: casi tres de cada 10 empleados en la ciudad de México invierte más de 90 minutos de trasladado diariamente
b. Contingencias sanitarias: como la que se sufrió con la influenza en 2009
c. Catástrofes naturales: como en 2010 cuando el huracán Alex pasó por Monterrey
d. Cuidado ambiental: conviene que la gente trabaje en su casa o cerca de ella, en vez de generar más contaminación y tráfico vehicular.
La actual tecnología permite una total movilidad, donde lo mismo se pueden atender los negocios en México o en China.

Los beneficios

De acuerdo con Jorge Escalera, director de Risk México, firma dedicada a la consultoría, auditoria y sistemas en administración de riesgos y administración de la continuidad del negocio, entre las ventajas del trabajo a distancia destacan:

• Permite al empleado ser más productivo, ya que no se tiene que desplazar
• Disminución de costos para el empleado en gasolina, comidas y transporte
• Las empresas dan una imagen ecológica
• Se reduce el ausentismo porque los empleados están en su propia casa u oficina satélite
• Los horarios de trabajo se expanden, pues no se pierde tiempo en el tráfico
• Los empleados están más comprometidos, ya que están a tiempo, disponibles y concentrados porque prefieren cumplir con el trabajo y disfrutar su tiempo libre
• En caso de riesgos o desastres se tiene la certeza de que hacer, puesto que la estrategia ya está implantada
• Se evitan los climas extremos, por ejemplo, en ciudades como Mexicali

“A mí me toco implementarlo cuando trabajaba en Sun Microsystems y a los dos años de hacerlo casi se duplicaron las ventas. No puedo decir que haya sido derivado de este sistema, pero puedo asegurar que no obstaculizó el incremento de resultados y si aumentó la satisfacción de empleados y la flexibilidad para llegar con el cliente. Ahora, en Avaya llevamos cierto tiempo con el trabajo a distancia y la satisfacción de los trabajadores ha crecido mucho los últimos dos años. Actualmente, alrededor de 40% de los empleados de Avaya en todo el mundo están bajo el plan de oficina virtual —en México es el 45%—, lo que permite que la gente de servicio a cliente trabaje en las mismas instalaciones del cliente, sin tener que desplazarse”, señala Amezcua.

La estrategia a seguir

De acuerdo con los especialistas, la estrategia del trabajo a distancia no se puede hacer de un día para otro ni ser improvisada. Requiere un proceso riguroso para que sea un éxito. “De inicio sueña difícil, pero un primer paso es que los encargados del nivel ejecutivo estén convencidos del proyecto para que se aplique en toda la compañía”, menciona tajantemente el director de recursos humanos de Avaya.

En opinión del directivo de Risk México, algunos de los pasos para que el trabajo virtual funcione son:

• Como empresa se deben definir objetivos, porque no es una moda que luego se deseche

• Alguien debe ser responsable del programa, ya sea la gente de Recursos Humanos o con asesoría de consultores para desarrollar políticas, procedimientos y lineamientos

• Comunicar a los empleados cual es el propósito del trabajo desde casa

• Seleccionar al personal ideal que: a) sea productivo solo; b) no requiera supervisión; c) tenga automotivación; d) conozca su trabajo; e) tenga iniciativa; sea organizado; g) su necesidad de interacción social sea baja; h) sea independiente y confiable; e i) con buenas habilidades de comunicación

• Antes de lanzarlo, hay que dar entrenamiento a supervisores y personal acerca de como interactuar, como hacer una oficina en su casa, como manejarse a distancia

• Hacer un programa piloto. Si va bien se puede repetir o hacer ajustes. Una vez hecho, el programa ya se puede implantar

Como empleador es vital proveer los recursos adecuados, como capacitación, tecnología, seguridad de la información, soporte y mantenimiento, para que se sepa que’ hacer en días normales de trabajo y en situaciones de desastre o crisis

Una vez hecho esto y para medir los resultados, Amezcua agrega que hay que monitorear los resultados y hacer que sean fácilmente medibles para ver si los empleados o áreas están alcanzando los niveles de productividad deseados. “En el caso de ventas se mide numéricamente si se llega o no a la cuota de ventas y que tantas nuevas cuentas se generan. En Avaya tenemos un sistema tipo CRM (Customer Relationship Management) donde se vierten las oportunidades, como se les da seguimiento y cuando se vende. La gente de soporte técnico tiene un sistema donde se introduce el tipo de casos que están atendiendo, que trabajo tienen y si están solucionando los problemas”, indica.

La piedra en el camino

Entre los principales retos a vencer que tienen las empresas mexicanas con respecto al trabajo virtual se encuentran:

• La cultura. Como latinoamericanos, el hecho de no ver a la persona trabajando frente a uno cuesta mucho. El desempeño se debe supervisar por medio de métricas
• El presupuesto. Se debe invertir en una buena infraestructura para que todo funcione

• Fallas en comunicación empresa-empleados. De hecho, se deben favorecer las reuniones periódicas en el corporativo
• Falta de métricas, objetivos, recursos y soporte, de monitoreo y de lineamientos

“En cuestiones legales hay que revisar que requieren instituciones de gobierno como IMSS, Secretaría del Trabajo, SAT o sindicatos, en el caso de trabajo virtual. También hay que contemplar cómo integrar los gastos de servicios en casa, y cómo manejarse en el caso de despidos, discriminación, seguros, etcétera”, explica Escalera.

De acuerdo con Caty Cerda, directora de Regus México, la confianza sigue siendo un obstáculo importante para muchas compañías que ofrecen flexibilidad en el trabajo: 53% de las empresas mexicanas sólo dan este privilegio a los empleados de alto rango “por lo que algunas empresas están perdiendo grandes oportunidades y pueden incluso alejar nuevos talentos, cuya captación les ha costado un gran esfuerzo», añade.

Finalmente, Amezcua considera que la mayoría de las empresas puede llegar a tener hasta el 80% de su personal trabajando de forma flexible o virtual. Y es posible alcanzar el 90% si se tiene toda la infraestructura para hacerlo.

Fuente: Alto Nivel, p. 24-28.
Por: Adriana Nolasco.
Publicada: octubre de 2011.

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