¿Son confiables las organizaciones externas con las que trabajas? No te quedes con la duda y protege a tu empresa.

“En Estados Unidos, la gran mayoría de las diez primeras medidas de ejecución de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero ha involucrado corrupción por parte de un tercero”. Así comienza el estudio «Steering the Course: Navigating third party bribery and corruption risk» de Hogan Lovells –una firma multinacional de derecho– y nos abre los ojos a una realidad que pone en riesgo a muchas compañías: en un gran número de casos, las empresas han sido acusadas de prácticas ilegales que no cometieron ellas, sino un tercero.

Trabajar con personas u organizaciones externas es inevitable, ya que las operaciones de una empresa no se limitan a sus actividades internas. Proveedores, intermediarios, asesores, contratistas… este grupo se extiende tanto como lo necesite tu negocio. No obstante, si una de estas terceras partes comete algún fraude, recibe u ofrece sobornos en nombre de tu empresa, te verás envuelto en un grave problema legal y tu reputación se verá seriamente dañada.

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En el estudio de Hogan Lovells se encuestaron a más de 600 oficiales de cumplimiento, jefes de asuntos jurídicos y puestos equivalentes de los corporativos más grandes a nivel global –que incluyen países como Japón, Estados Unidos, Alemania, Francia, China, Singapur y el Reino Unido– con el fin de examinar lo que cada uno está llevando a cabo, cuáles son las mejores prácticas y cómo mejorarlas.

¿Quién lleva el registro?

El 42% de las compañías no lleva un registro de todas las terceras partes con las que trabajan.

Al contratar a una tercera parte, lo primero que debes hacer es llevar un control. ¿Con cuántas organizaciones externas estás trabajando? ¿cuál es tu relación con cada una? ¿qué operaciones han realizado juntos? Sin embargo, casi la mitad de los corporativos no realiza este registro y, cuando están bajo investigación, no tienen una lista de entidades externas con las cuales han trabajado que los apoye.

La contratación de terceras partes está en alza. Entre los encuestados, el 82% declaró que aumentó el número de terceras partes contratadas en sus operaciones en los últimos tres años, mientras que solamente el 7% indicó que hubo una disminución de agentes externos. Esto se debe a que cada vez más negocios se animan a expandirse y necesitan el apoyo de algún organismo local que los oriente en el mercado regional.

Este incremento, aunado al hecho de la distancia geográfica que puede haber entre tus oficinas y la ubicación del tercero, significa un mayor riesgo para tu negocio.

Si el 25% de los participantes del sondeo creen que el mayor riesgo proviene de contratar a terceras partes, y el 51% afirmó que ha rechazado colaborar con otras organizaciones debido a una sospecha de prácticas corruptas, entonces es momento de que la mayoría de las empresas implementen un monitoreo y una investigación del historial de agentes externos que sea adecuada y confiable.

Una investigación es clave

El 47% de las compañías no realiza la debida diligencia de las terceras partes.

El sector privado no está ejecutando investigaciones previas a la contratación de una tercera parte, es decir, no está averiguando si el potencial colaborador externo ha tenido antecedentes de fraude o sobornos, o si su conducta es intachable. Si está indagación se realizara, el riesgo al que se ven expuestas las empresas disminuiría considerablemente.

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En algunos países –como China y Brasil– es obligatorio que una empresa extranjera trabaje con una local para entrar al mercado, por lo que una investigación de las actividades y operaciones de tu posible aliado nunca está de más. No obstante, casi la mitad de las compañías no lleva a cabo una diligencia y el 46% no incluye cláusulas anticorrupción en los contratos que cierra con externos, sobre todo por razones de una restricción de recursos.

A pesar de las complicaciones, es vital que tu negocio haga un averiguación previa y tenga un registro impecable de todos las organizaciones externas con las que han trabajado, puesto que si una operación levanta sospechas y las autoridades –nacionales o extranjeras– piden examinar tus actividades, tendrás todo en orden y probarás que has hecho todo lo posible por mitigar riesgos y no relacionarte con entidades que actúen con irregularidad.

Recuerda, no hay distinción entre los diferentes tipos de terceras partes. Distribuidores, transportistas, consultores de negocio, empresas conjuntas y alianzas locales, todos ellos pueden conllevar un riesgo, así que mejora tu sistema para tener lo más que puedas bajo control.

No te saltes la evaluación de riesgos

El 43% de las empresas no efectúa una valoración de riesgos de las terceras partes.

Sabemos que dirigir un negocio consume una gran cantidad de tiempo que, muchas veces, piensas ocupar en asuntos más apremiantes, pero proteger a tu compañía de posibles riesgos y juntar información que, más adelante, podría comprobar que tienes todos tus asuntos y procedimientos en orden, necesita estar entre tus prioridades.

Una evaluación de riesgos constante sin duda es una práctica que no debes olvidar. Además, concentrar tus esfuerzos en las áreas de mayor urgencia te ayudará a asignar mejor los recursos limitados de tu negocio.

El estudio preguntó a las empresas cuáles de las 12 medidas básicas de control llevan a cabo. El número afirmativo de respuestas estuvo en un rango del 51% al 58%, esto quiere decir que las medidas de prevención están siendo descuidadas por casi la mitad de los encuestados.

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¿Deberían tener las empresas derechos de auditoría sobre las terceras partes?

Algunos recomiendan que, dentro de los contratos, se incluya una cláusula que estipule que la compañía tendrá derecho a auditar a la organización o entidad externa con la que esté firmando el acuerdo. No obstante, hay un problema en esto: si no realizas frecuentemente una examinación, tu empresa puede verse comprometida en caso de que exista una irregularidad o sospecha de corrupción, puesto que no llevaste a cabo los procesos necesarios para evitar malas prácticas.

No subestimes los cuestionarios y entrevistas

El 44% de las compañías no le pide a las terceras partes que respondan un cuestionario.

Así como muchos no le dan la importancia necesaria a realizar una evaluación de riesgos constante, la mayoría tampoco se preocupa demasiado en enviar cuestionarios a las entidades externas con las cuales colabora. ¿La razón? No hay nadie que tenga el tiempo de enviarlos, monitorearlos y revisar que los terceros no tengan dudas ni dejen espacios sin contestar.

Si este es tu caso, una recomendación es darle prioridad en este tipo de cuestionarios a aquellas organizaciones que conlleven un mayor riesgo para tu negocio. Igualmente, no hagas preguntas que se respondan con monosílabos o no te proporcionen la información que requieres. Cuestiona lo que realmente te interesa saber.

El 44% de las empresas no realizan entrevistas uno a uno con las terceras partes.

¿Qué es mejor que un cuestionario? Una entrevista cara a cara. Cuando realizas las preguntas de frente, es más sencillo darse cuenta quién en verdad está comprometido con las políticas anticorrupción y quién solamente lo dice para zafarse del protocolo.

Aunque trasladar a una persona de tu equipo a la ubicación de la otra organización puede ser complicado, no está de más intentarlo. Si te es imposible arreglar un viaje, entonces solicita el apoyo de un experto que se encuentre en la misma localidad que el tercero, y que sea él o ella quien realice las entrevistas.

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Pídeles una certificación

El 52% de las compañías se aseguran de que las terceras partes estén capacitadas en prácticas anticorrupción

Es difícil garantizar que tu equipo completo curse talleres que lo capacite en materia de anticorrupción, y es más complicado asegurar que entidades ajenas a tu empresa lo hagan también.

Una solución es incluir estos entrenamientos en el contracto, pero no solo eso. Asimismo, señala que deberán asistir a cursos al menos una o dos veces al año, para que se mantengan al tanto de la información más actualizada. Solicita que los terceros que impliquen mayor riesgo para tu negocio, consigan alguna certificación de prácticas anticorrupción.

Si la organización con la que firmarás el contrato ya cuenta con algún tipo de certificado, pide que te la muestren y revisa que sea vigente.

¿Qué se puede hacer frente a este panorama?

Al hacer el estudio, preguntaron a los participantes en qué situaciones se sentían más expuestos al riesgo. El 52% declaró que se siente así al entrar a nuevos mercados, el 50% indicó que hay mayor riesgo en el incremento de contratación de terceros, y el 50% señaló que teme la presión que muchas veces sienten los empleados, ya que ese estrés puede llevarlos a conseguir ganancias a cualquier costo.

¿Cómo se puede enfrentar el futuro? ¿Qué se puede cambiar y mejorar? El 62% apoya la idea de crear un código internacional de mejores prácticas para mitigar los riesgos de corrupción, mientras que el 54% considera necesario que ya no sea obligatorio tener que contratar a una entidad externa para operar en otros países.

Un código internacional puede no ser la solución inmediata, y no es viable que ciertos países consideren cambiar sus legislaciones para favorecer a mercados extranjeros. Entonces, ¿cuál es la respuesta?

Hogan Lovells desarrolló su modelo de benchmarking The ABC of AB&C (Anti-bribery and corruption) para ayudar a las empresas a cumplir con las legislaciones anticorrupción que existen a nivel mundial. Aunque los resultados varían de acuerdo a las necesidades de cada compañía, es una guía que te podrá servir para obedecer a ciertos estándares y a lidiar mejor con terceras partes que colaboren en tu negocio.

Guía para mejorar tu sistema anticorrupción

La alta dirección tiene que monitorear la debida diligencia.

Debe asegurarse que se realice la investigación de las terceras partes, revisar periódicamente su aptitud, idoneidad y efectividad para trabajar con la compañía, y añadir mejoras al proceso de revisión.

La debida diligencia debe tomar en cuenta varios factores.

Como la prevalencia de la corrupción en la jurisdicción e industria bajo la que opera la entidad externa, su rango de comunicación con las autoridades gubernamentales, y los incentivos financieros que podrían motivar a la organización a dar sobornos.

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Investiga a los terceros que supongan un mayor riesgo para tu negocio.

Por medio de una debida diligencia, entrevistas, solicitar referencias a las terceras partes o pedir certificaciones anticorrupción y verificar esta información con otra persona.

Estructura bien el contrato.

Estipula que la tercera parte tiene que mantener un programa de cumplimiento anticorrupción. Afirma tu derecho a terminar o suspender el contrato si la otra organización es investigada o procesada por corrupción. Igualmente, requiere que continúe certificándose y, si lo consideras necesario, pide tener derechos de auditoría.

Revisa su código de conducta.

Si la otra organización ya cuenta con un programa de cumplimiento, solicita revisarlo para asegurar que tiene la capacidad suficiente para contrarrestar un caso de corrupción.

¿Quieres saber qué tan efectivas son tus medidas anticorrupción? Con el test Know your ABC of AB&C podrás darte cuenta si necesitas mejorar o solamente pulir unos cuantos aspectos. De igual modo, puedes consultar el primer capítulo de la guía completa de Hogan Lovells y empezar a proteger más tu negocio.

Acerca del autor

Alejandra Ramírez

Licenciada en Escritura Creativa y Literatura, egresada de la UCSJ. Ha trabajado para el medio editorial y la Secretaría de Cultura, y también ha colaborado como redactora de contenido en revistas digitales de entretenimiento.