Entendiendo la Responsabilidad Social RSE

7 tips responsables para tener videoconferencias desde casa

7 tips responsables para tener videoconferencias desde casa

Las videoconferencias aumentarán durante la crisis del coronavirus. Conoce «qué hacer y qué no hacer» si no puedes ir a la oficina.

Las videoconferencias aumentarán durante la crisis del coronavirus. Conoce el «qué hacer y qué no hacer» si no puedes ir a la oficina.

La primera regla cuando se trata de una videoconferencia es no vestirse como para la playa, o el gimnasio o la cama. 

Una vez tuve a una mujer en videollamada vestía una camiseta sin mangas con tirantes de espagueti», dice la ejecutiva de tecnología Amy Bailey. Bailey maneja un equipo de 10 trabajadores remotos desde su hogar en California. La tecnología de videoconferencia es parte integral de su trabajo: su equipo no podría funcionar sin su videollamada diaria por la mañana.

Sin embargo, ante esta situación le mencionó a la colaboradora: «Sé que estás en casa, pero podemos ver demasiado. ¡Ponte una blusa!«

A medida que continúa la epidemia de coronavirus, más de nosotros trabajaremos desde casa. Posiblemente será para muchos el que se enfrenten por primera vez a las videollamadas. ¿Cuál es la mejor manera de proyectar un aura de profesionalismo desde casa?

1. Entender la tecnología

Todos los programas de videollamadas (Google Hangouts, BlueJeans, Zoom) tienen las mismas características básicas: un botón de silencio, una opción para compartir la pantalla para permitir que otras personas que llaman vean qué hay en su computadora y una función de chat para escribir mensajes a otros usuarios.

«Silencia tu micrófono si no estás hablando», aconseja Bailey. (No olvides volver a encenderlo si quieres decir algo). Si no estás familiarizado con las videollamadas, intenta practicar llamadas a familiares y amigos.

2.Machoexplicación, toma nota

¿Conoces al alguien que solo está atento a lo que se habla en las reuniones y al final termina fusilándose las ideas de sus compañeras de trabajo?

Las videollamadas pueden empeorar las cosas. «Tienden a intensificar los patrones de comportamiento existentes», dice el profesor André Spicer, experto en comportamiento organizacional de Cass Business School. 

Sabemos que los hombres tienden a dominar las conversaciones, y con las videollamadas este suele ser el mismo caso.

André Spicer

La forma de detener a un mansplainer (machoexplicación) que secuestra la llamada, es que los gerentes sean firmes sobre quién habla y por cuánto tiempo. «Sigue los buenos protocolos de presidencia», sugiere Spicer. «Al principio, menciona: ‘Este es el propósito de la reunión, este es el tiempo que tenemos, vamos a pasar tanto tiempo en cada elemento’.

3.Vestir apropiadamente

El hecho de que estés trabajando desde casa no significa que puedas vestirse como un haragán – de la cintura para arriba, claro está. «No espero que mi equipo sea perfecto todo el tiempo», dice Bailey, «pero asegúrate de estar vestido apropiadamente. ¡Las pijamas no son opción!» Zoom te da la opción de retocar digitalmente tu apariencia, usando tecnología no muy diferente a un filtro de Instagram. 

Sin embargo, la opción de retoque solo difumina e ilumina tu cutis: es bueno si tienes resaca, pero no te proporciona exactamente un traje digital.

Ten en cuenta lo que tus colegas pueden ver detrás de ti. Una canasta de ropa rebosante no da la mejor impresión. «Un telón de fondo neutral es bueno, para que la gente no se distraiga», dice Spicer.

4.Las videollamadas sin sentido convierten a los trabajadores en zoombies

La tecnología puede deshumanizar las interacciones interpersonales.

Los llamo zoombies

Gianpiero Petriglieri, profesor asociado de comportamiento organizacional en la escuela de negocios de San Francisco INSEAD.

Petriglieri a menudo enseña a través de videoconferencias y es consciente de cómo la tecnología puede hacer que las personas se desvinculen del contenido de la reunión.

Te conviertes en un zoombie cuando tu espíritu se ve afectado por lo que estás haciendo.

Para evitar el tedio inducido por la tecnología, solo realiza reuniones de video cuando sea absolutamente necesario. «Se deliberado sobre por qué estás teniendo la reunión», dice Petriglieri. El empleado de oficina europeo promedio pasa 13 días al año en reuniones, muchas de ellas sin sentido.

Se selectivo sobre a quién invitas.

Invita a la menor cantidad posible de personas en la llamada. Cuando tienes una colección de 50 caras del tamaño de un sello de correos en la pantalla, es imposible sentirte conectado. Y cuando no conoces a todos en la reunión, hablas con menos franqueza.

Bruce Daisley, autor de The Joy of Work 

5.Practica la buena etiqueta

No navegarías abiertamente en Twitter durante una reunión, así que no lo hagas en una videollamada.

Haga contacto visual con la cámara. Si estás escribiendo, silencia tu teclado para que otras personas no escuchen los clics. Siéntate en su asiento cuando los demás estén hablando, en lugar de desplomarse en el sofá, esto muestra a sus compañeros de trabajo que estás comprometido.

Bailey

Si algunas personas llaman desde su casa y otras están en el trabajo, tenga en cuenta a las personas físicamente ausentes. Las reuniones pueden ser ponderadas a favor de las personas en la sala: pueden intercambiar miradas o leer el lenguaje corporal de una manera que los que están conectados desde casa no pueden.

Petriglieri a menudo enseña seminarios mixtos, donde algunos participantes están llamando y otros trabajan desde casa. Utiliza el ejemplo de las reuniones entre jefes de estado: hay líderes mundiales que se sientan en la mesa de conferencias y los ayudantes en las sillas detrás de ellos.

Los niveles de estrés de las personas son en realidad más altos cuando trabajan de forma remota. Piensan que su jefe no confía en ellos

El mejor consejo que puedo dar es tener en cuenta a las personas en la segunda fila. Necesitas desarrollar un cierto hábito por la inclusión. Cuando estoy dando clases, tengo cuidado de recurrir a los estudiantes en línea, así como a los que están en la sala, para evitar lo que llamo «asimetría extrema».

Petriglieri

Si estás en una sala de reuniones con una pantalla grande que muestra a las personas marcadas desde tu casa, Petriglieri recomienda pedirles a los participantes que levanten la mano si quieren hablar. 

Es fácil ignorar a las personas que no están en la sala si la conversación continúa. Pídele a la gente que te haga saber si alguien levanta la mano y tú no lo ves.

6.Cuidado con el chat privado

Gran parte de nuestra interacción en las reuniones es no verbal. El giro de los ojos detrás de la espalda del jefe o la sonrisa forzada de algunas situaciones, con las videollamadas, estas sutilezas se pierden, razón por la cual muchos trabajadores a menudo tienen una conversación furtiva con sus compañeros de trabajo al mismo tiempo.

Pero un mensaje de chat es mucho más permanente que un giro de ojos. «Estos mensajes pueden ser grabados por sus empleadores», dice Spicer, «y las personas pueden ser responsables de ellos». Un giro de ojos puede ser rechazado, pero un mensaje instantáneo en el servidor de una empresa no puede «. Por lo tanto, si tienes la tentación de quejarte de lo tediosa que es la videollamada para un colega de confianza, utiliza su teléfono móvil personal.

Si compartes una presentación con diapositivas u otras notas durante una videollamada, otras personas en la reunión podrán capturar esos materiales sin que te des cuenta. Lo cual está bien si confías en tus colegas, pero es bueno tenerlo en cuenta.

7.Tratarnos como humanos

Lo interesante del trabajo remoto es que la gente siempre piensa que será mejor. Pero los niveles de estrés de las personas son en realidad más altos cuando trabajan de forma remota. Es estresante y solitario. Creemos que nuestro jefe no confía en nosotros y que a nuestro equipo no le queremos.

Daisley

Las videollamadas individuales pueden ayudar a combatir el aislamiento social. «Trabajo para una empresa donde el 80% de los empleados trabajan de forma remota», dice Bailey. 

Nuestro departamento de recursos humanos nos anima a llamar a las personas a través de videollamadas en lugar de enviarles un correo electrónico, para que pueda tener esa interacción cara a cara. Agrega tiempo, pero lo ayuda a relacionarse más con sus compañeros de trabajo.

La startup de software estadounidense GitHub incluso ejecuta Happy Hours remotas para los empleados que trabajan desde casa, aunque, por supuesto, tienen que beber solo lo que haya en su refrigerador.

Como cualquier tecnología, las videollamadas son neutrales. Se trata de cómo lo usas. En la videollamada no seas monótono, no pierdas el tiempo ni hables solo por el simple hecho de hacerlo, así obtendrás el máximo provecho de tu software para videollamadas. Y recuerda: si estás viendo Netflix en lugar de trabajar, siempre silencia tu micrófono.

Acerca del autor

Corinna Acosta

Comunicóloga por la Universidad del Valle de México, especialista en marketing y RSE. Colabora en este espacio desde 2012 y es la encargada de planear el contenido de Expoknews para hacer llegar a tus manos información útil y entretenida.

Actualmente es estudiante de la Maestría en Mercadotecnia por la Universidad de la Comunicación.

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