¿Y si pudieras firmar documentos sin imprimir un solo papel, desde cualquier lugar de Bogotá y con total validez legal? Cada vez más empresas están dejando atrás el papel, convirtiéndose la firma digital en clave para acelerar procesos, reducir errores, disminuir impactos ambientales y cumplir con la normativa. Pero no todas las soluciones son iguales. Te contamos por qué Viafirma es la opción más completa.
¿Qué caracteriza una firma digital empresarial?
Una firma digital empresarial debe ofrecer seguridad jurídica, integridad documental y autenticación robusta del firmante. Además, debe adaptarse a los flujos de trabajo de las organizaciones, permitir interacciones sencillas y cumplir con las normativas.
Nivel de validación conforme a ONAC y otras leyes
El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es el responsable de acreditar a las entidades de certificación digital que emiten certificados para firmas digitales. Al estar respaldadas, tienen un nivel alto de confianza y validez legal, cumpliendo con la normativa de Colombia. La firma digital, en sí misma, garantiza la integridad del documento y la identidad del firmante.
Integraciones para tu empresa
Generalmente las soluciones de firma digital incorporan API para integradores que permite a los negocios integrarlas en sus aplicaciones, mejorando la experiencia del usuario. Las más populares son integraciones con ERP, CRM o email.
Soluciones de firma digital
Si bien hay varias empresas dedicadas a la firma digital, ninguna es como Viafirma. Viafirma es una empresa española con 25 años de experiencia y una larga trayectoria en Latinoamérica, concretamente en República Dominicana y Colombia. En esta última llevan liderando procesos de transformación desde 2013 a pymes y grandes empresas, posibilitando la firma desde cualquier lugar con toda la seguridad y validez legal.
En el país, la corporación cuenta con representantes locales que conocen a la perfección el mercado y entienden las necesidades que cualquier empresa puede tener, por lo que pueden guiarte en todo el proceso para hacer tu proceso de digitalización lo más cómodo posible. Para obtener información de precios, es necesario contactar directamente con su equipo.
Ventajas técnicas y humanas
Ofrece grandes ventajas técnicas como integraciones con ERP, CRM o email; pero su propuesta de valor también incluye aportaciones humanas. Su equipo de soporte está disponible en Europa y Latinoamérica los días laborales, garantizando asistencia en cualquier momento. A nivel empresarial sus soluciones, intuitivas, han beneficiado a numerosas empresas con ahorro de costes y desplazamientos innecesarios, trazabilidad en los procesos de firma y comodidad al disponer de plantillas, entre otros.
Con ellas, se convierte en la solución idónea para cualquier empresa que quiera incorporar la firma digital en su negocio.
Cómo implementar una firma digital en tu empresa
El primer paso es identificar los procesos en los que se desea aplicar: contratos, recursos humanos, etc. Después, basta con contactar al equipo de Viafirma, que evaluará tus necesidades y propondrá una solución adecuada en un corto plazo de tiempo.
Funcionalidades más usadas
Viafirma pone a disposición del usuario funcionalidades que agilizan los trámites rutinarios, según precise su naturaleza, disponibles en sus diferentes soluciones digitales. Algunas de las más utilizadas por los clientes que ya la tienen en su cartera de plataformas son:
- Certificados digitales en la nube. Disponible en Viafirma Fortress. Es posible alojar un certificado digital en un servidor seguro (HSM), lo que permite al usuario acceder a él cuando quiera autenticarse o firmar un documento de manera digital, con su previa autenticación robusta.
- Envíos masivos. Permite a las empresas compartir uno o más documentos con varios destinatarios, empleados o clientes, en un único paso. Se acabó tener que enviar la documentación persona a persona; ahora cada una recibirá el documento de forma individualizada, acelerando la puesta en marcha de operaciones y el cierre de acuerdos.
- Firma desatendida. Proceso mediante el cual el usuario no interviene en cada proceso a firmar, ya que queda automatizado al alojar un certificado de sello electrónico en un repositorio de certificados. Se pueden configurar tantos certificados de sello como se desee y habilitar su uso en sitios determinados.
- Códigos de un solo uso. Un código de un solo uso u OTP es un factor de autenticación adicional para firmar documentos o acceder a servicios de manera segura. Es generado a través del hash del documento que se desea firmar, y enviado en formato email o SMS al teléfono móvil del destinatario.
Tiempos de implementación
Otra de las bazas estrellas de Viafirma es la excelente atención que ofrecen a cada uno de sus clientes. Una vez contratado el servicio, se comprometen a proporcionar un acceso rápido y eficiente, entregando el software en un plazo de dos a cinco días laborales con los máximos permisos disponibles a través de un usuario administrador.
Casos de uso en empresas colombianas
Viafirma se ha ido instaurando como referente de soluciones digitales en el terreno de la firma digital en Colombia. En la actualidad, ya son más de 150 clientes colombianos los que cuentan con sus herramientas.
Entre los clientes más significativos de Viafirma en Colombia están SURA y AXA COLPATRIA, entre otras muchas empresas. El amplio abanico de usuarios que confían en Viafirma demuestran cómo la firma digital se ha convertido en una herramienta indispensable, lista para liderar la digitalización en América Latina con herramientas accesibles, seguras y competitivas.
