¿Qué documentos necesito para obtener el Distintivo ESR?

El Distintivo ESR, otorgado anualmente por el Centro Mexicano de Filantropía (Cemefi), es un reconocimiento que las empresas mexicanas pueden obtener al contestar un cuestionario de autodiagnóstico, que requiere de la inclusión de evidencias. La recopilación de éstas es probablemente la parte más compleja del proceso, por lo que vale la pena saber con anticipación qué tipo de documentos se solicitan.

Documentos necesarios antes de contestar el cuestionario:

Antes que nada, hay que realizar el proceso de inscripción, enviando al Cemefi estos documentos:

1. Formato de registro debidamente llenado.
2. Comprobante del pago de cuota de inscripción.
3. Logotipo de la empresa en alta resolución.

Las empresas que participan por primera vez deberán adjuntar:
1. Carta de exposición de motivos para participar en el proceso (formato libre). Firmada por el Director General de la empresa.
2. Carta declarando que conoce y asume el Decálogo de Empresa Socialmente. Firmada por el Director General de la empresa.

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Documentos necesarios al contestar el cuestionario:

Los reactivos son de preguntas cerradas, con cuatro opciones posibles de respuesta: sí, no, no aplica y compromiso de implementación. Cuando la empresa responde «sí» o «compromiso de implementación», debe incluir también evidencias documentales. A continuación, la clasificación de documentos y algunos ejemplos.

1. Políticas, códigos y reglamentos: se refiere a los reglamentos internos, políticas de diversas áreas, convenios, procedimientos, códigos de conducta, contratos y/o cualquier otro documento que demuestre la existencia de un compromiso formal de la empresa ante terceros.

Ejemplos:
 Políticas de Recursos Humanos, de Responsabilidad Social, Ambiental, Operaciones, Contratación de Proveedores, Asuntos Corporativos, Administración y Finanzas, etc.
*Las políticas en archivo original deben ir firmadas, tener objetivos, lineamientos y fecha.
 Código de Conducta y Código de Ética internos, Código de Ética para proveedores, Código de Mejores Prácticas Corporativas del CCE.
 Reglamento Interior de Trabajo, Reglamento de Protección Civil, Reglamentos operativos.

2. Manuales y procedimientos: documentación establecida por más de un año que describa la metodología y aplicación de los lineamientos y procesos establecidos por la empresa.

Ejemplos:
 Organigramas
 Esquemas de procesos
 Integración de Comités (Comité de RSE, ética, etc.).
 Manuales de programa
 Manual de voluntariado corporativo
 Manuales operativos
 Procesos de reciclaje
 Manual de stakeholder engagement
 Manual de elaboración de reportes de sustentabilidad
 Sistemas de reporte: indicadores, sistematización de información

3. Evidencia certificada: documentos que dan cuenta del proceso de implementación de programas, actividades o servicios de la organización, que estén certificados por algún organismo público reconocido o una norma local o internacional.

Ejemplos:
 Certificaciones ISO
 Industria Limpia
 Empresa Agrícola Libre de Trabajo Infantil
 GEI (Gases Efecto Invernadero)
 Certificaciones emitidas por Secretarías
 Certificados carbono neutral
 Madera sustentable
 Contratos o convenios certificados

4. Evidencia no certificada: documentos que dan cuenta del proceso de implementación de programas, actividades o servicios de la organización de manera interna.

Ejemplos:
 Reportes internos de área, programas o actividades
 Boletines de comunicación interna
 Correos electrónicos
 Pantallas de páginas web (adjuntar la imagen, no incluir links de intranet)
 Posters
 Catálogos
 Recibos de donativo
 Noticias
 Presentaciones

5. Reconocimientos de terceros: se refiere a cartas, diplomas, premios, reconocimientos públicos, relacionados con programas o actividades de la organización.

Ejemplos:
 Diplomas
 Cartas de agradecimiento
 Diplomas o constancias de participación en proyectos o comités de una
ONG, municipio, alianza empresarial, cámara, asociación, etc.
 Reconocimientos: Great Place To Work, Empresa Incluyente , Pacto
Mundial, Las Mejores Empresas Mexicanas, Mejores Prácticas de RSE
(Cemefi), Mensaje de Beneficio Social (Caracol de Plata)
 Distintivos: Empresa Familiarmente Responsable, Modelo de Equidad de
Género, Distintivo ESR de años anteriores (carta)

6. Reporte público anotado: documento emitido por un despacho de auditores externos relacionado con cualquier área del negocio.

Ejemplos:
 Reportes que hayan pasado por la verificación de un despacho de
auditoría
 Reportes financieros
 Reportes de sustentabilidad certificados por GRI
 Reportes anuales

7. Reporte público no auditado: informe, publicación, anuncio de prensa, radio o TV, cuyo contenido sea la síntesis de resultados sobre un programa específico de cualquier área del negocio y que se haya distribuido o anunciado de manera masiva.

Ejemplos:
 Reportes públicos de la empresa que no hayan pasado por la
verificación de un despacho de auditoría.
 Reportes públicos de actividades, programas o campañas.

Como se puede ver, se trata de documentos que la empresa ya ha obtenido o generado, pero puede resultar difícil reunirlos todos. Por esta razón, algunas compañías deciden contratar servicios de asesoría que les ayuden a recabarlos todos en tiempo y forma.

Fuente:
Cemefi