Instrucciones para crear un programa de carpooling – ExpokNews

¿Quieres crear un programa de carpooling en tu empresa, pero no sabes por dónde empezar? Sigue estos pasos.

“La tecnología moderna le debe a la ecología una disculpa”. –Alan M. Eddison.

¿Cuántas veces a diario escuchas a alguien decir “odio el tráfico”? La vida es demasiada corta para odiar y para pasar mucho tiempo en el tráfico.

Desafortunadamente los mexicanos pasan entre 3.6 y 3.7 años de su vida  (dato del 2017) en algún tipo de transporte y la tendencia va en aumento, acercándose en poco tiempo a cinco años, afirmó el presidente de la Asociación Mexicana de Transporte y Movilidad (AMTM), Jesús Padilla Zenteno.

¿Qué es el carpooling?

Carpooling es la práctica en la que grupo de dos o más personas que viajan juntos en un vehículo de propiedad privada, para llegar a un destino común, por ejemplo, el trabajo. El objetivo del carpooling es optimizar el uso del auto al maximizar la cantidad de asientos utilizados. Los autos compartidos ayudan a reducir el tráfico y el caos vehicular, y cuidar el medio ambiente.

Carpooling para las empresas

En un lugar de trabajo, los colaboradores pueden optar por carpool sin asistencia o participación del empleador, sin embargo, los programas de incentivos de carpool son una forma en que las empresas animan a los trabajadores a usar vehículo compartido como una solución de movilidad amigable con el medio ambiente.

Dichoos incentivos incluyen el costo reducido o gratuito del estacionamiento, lugar de estacionamiento preferente o programas de recompensa (tales como sorteos de premios).

Los empleadores pueden ayudar a los colaboradores a formar carpools a través de la compartición correspondiente, lo que ayuda a los potenciales carpoolers a localizar otras personas que vivan cerca y que tengan horarios similares.

Beneficios del carpooling

Para los colaboradores

Los beneficios de carpooling para los empleados incluyen:

  • Compartir costos.
  • Costos reducidos. Los carpoolers ahorran gastos de gasolina, la depreciación y el desgaste general en sus automóviles.
  • Ahorro de tiempo en regiones con carriles de vehículos de alta ocupación (HOV).
  • Poder hablar, comer, dormir o leer mientras dura el viaje.

Para los empleadores

Los empleadores disfrutan de varios beneficios al ofrecer programas de carpooling:

  • Necesidad reducida de estacionamiento.

El carpooling ayuda a los colaboradores a ir al trabajo sin un coche. Las empresas pueden ahorrar una cantidad sustancial de dinero reduciendo el número de plazas de estacionamiento requeridas. Un estudio estima que los costos anuales por espacio varían entre 360 y 2,000 dólares.

  • Aumento de la productividad y la moral.

Los colaboradores que viajan en carpool están menos estresados por el traslado y, por lo tanto, llegan con un mejor ánimo y productividad.

Guía de implementación del carpooling

La idea del carpooling es reducir el gasto en combustible y compartir su costo, así como minimizar las emisiones. Los colaboradores llegan al trabajo con menos vehículos separados, lo que disminuye la congestión del tráfico y la contaminación del aire.

Existen varios pasos para implementar un programa de carpooling. Aunque estos varían de empresa a empresa, estos son los pasos principales que hay que seguir.

1. Determinar el potencial para carpooling

El primer paso que debe tomar un empleador debe ser determinar si el carpooling sería la mejor opción, tomando en cuenta las ubicaciones y los horarios de los colaboradores. La Asociación para el Transporte de Cercanías (ACT) recomienda que los empleadores lleven a cabo una encuesta de conmutación para determinar los patrones de transporte actuales de los empleados y el interés en el carpooling. La encuesta debe estar enfocada en el interés de los colaboradores, su ubicación residencial y si sus horarios permiten compartir el vehículo con alguien.

Para los trabajadores que actualmente manejan solos en la oficina, la encuesta debe tener preguntas como: ¿Qué tipo de incentivos te animarían a compartir el vehículo con alguien? ACT también señala que es normal que muchos colaboradores respondan positivamente a la idea del carpooling y que, llegado el momento, sean menos los que en verdad quieran compartir un vehículo. Eso es algo muy importante para tomar en cuenta antes de implementar el carpooling para tu compañía.

Además, al decidir implementar un programa de carpooling, los empleadores deben considerar las cuestiones de aplicación. Es más fácil hacer cumplir las regulaciones del carpool en las áreas con estacionamiento cerrado o atendido.

2. Determinar los posibles incentivos para el carpooling

Si la encuesta revela suficiente interés entre los colaboradores, el siguiente paso debe ser determinar los estímulos que se pueden utilizar para fomentar el uso compartido de coches. Estos pueden incluir:

  • Costos reducidos de estacionamiento o estacionamiento gratuito.
  • Estacionamiento preferencial.
  • Premios o descuentos.

Los incentivos deben basarse en circunstancias particulares de la ubicación. Por ejemplo, una empresa situada en un lugar en el centro con un estacionamiento caro, podría dar un costo reducido o estacionamiento gratis como incentivo, mientras que una compañía suburbana podría ofrecer un sorteo de premios para animar a los carpoolers.

3. Determinar los requisitos de registro y elegibilidad

Los empleados generalmente tienen que registrarse para calificar en alguno de los incentivos del carpooling. El departamento de Recursos Humanos tiene que determinar los procedimientos y la información que un colaborador debe presentar. Para evitar el fraude, la mayoría de los empleadores piden a los empleados que se vuelvan a registrar cada año. La inscripción puede hacerse por escrito o en línea, a través del sitio web de la empresa.

Si hay espacios designados para los carpools, la empresa debería emitir algún tipo de identificación para esos vehículos; una opción es el uso de etiquetas que cuelguen del espejo retrovisor.

Es buena idea considerar si todos los empleados serán elegibles para registrarse como carpoolers o solo ciertas áreas. Por ejemplo, una compañía con varias ubicaciones puede permitir que los colaboradores de ciertos lugares de trabajo se registren como carpoolers.

Empresas que tienen un alto número de trabajadores temporales o teletrabajadores permiten que solo los empleados que trabajan en las oficinas se inscriban, con un número determinado de horas por semana. Otros corporativos ofrecen el carpool basándose en el estado del empleado y el número de pasajeros.

4. Anunciar e implementar el programa de carpooling

Una vez que se determinan los incentivos, el siguiente paso es tomar las medidas necesarias para implementar el programa. Dependiendo de la naturaleza de este, los pasos pueden incluir:

  • Designar y marcar los espacios para carpooling en las áreas de estacionamiento.
  • Introducir o cambiar tarifas de estacionamiento.
  • Implementar un sistema para que los carpoolers se registren.
  • Obtener y distribuir etiquetas de identificación u otro tipo de reconocimiento de los vehículos.
  • Redactar una política de carpool que cubra la elegibilidad, las normas y las sanciones por incumplimiento.

Una vez que las directrices y las políticas se establezcan, el empleador debe anunciar el programa de manera formal y animar a los colaboradores a registrarse como carpools. Se necesita utilizar cualquier medio de comunicación interna que normalmente se use para difundir cambios en las políticas de beneficios a sus empleados. Estos pueden incluir lo siguiente:

  • Orientación de la empresa para nuevos empleados.
  • Anuncios en lugares visitados frecuentemente por los colaboradores (cafetería, garaje, ascensores, etcétera).
  • Distribuir los folletos del programa.
  • Newsletters de la empresa.
  • Buzón de voz o correo electrónico.
  • Días especiales promocionales (ejemplo: un “Día de carpooling” para animar el uso del vehículo compartido).
  • Premios o sorteos para reconocer a los colaboradores que usan carpooling.
  • Sitio web de la empresa o intranet.

5. Monitorear y mantener el programa de carpooling

Una vez implementados, los programas de carpooling tienen que monitorearse y cambiar según las circunstancias lo requieran. Las recomendaciones para el monitoreo continuo incluyen:

  • Registro anual de los carpoolers para prevenir el fraude, y verificar sus nombres para asegurar que todos los inscritos todavía laboren en el sitio de trabajo que afirman.
  • Aplicar el estacionamiento preferente y garantizar que haya suficientes lugares preferenciales para todos los carpoolers registrados.
  • Actualizaciones frecuentes a la lista de carpoolers.
  • Marketing continuo del programa de incentivos. Carpooling no es una “compra única”, requiere una promoción constante para garantizar la máxima participación.

Ejemplo de carpooling en México

Telepoolers es el programa de carpooling de TeleVía. Este programa de vehículo compartido no se trata de una iniciativa interna, sino está dirigida a personas externas que no trabajen en la empresa. TeleVía es el sistema de pago más eficiente para las autopistas más importantes de México. En el programa de carpooling que ofrece, pueden participar todos los que cuenten con un Tag TeleVía activo, se registren y circulen por las vialidades participantes:

  • Autopista Urbana Norte.
  • Autopista Urbana Poniente.
  • Circuito Exterior Mexiquense.
  • Viaducto Bicentenario.

TeleVía lanzó un concurso en las redes sociales.

Y en el sitio telepoolers.com

Se puede participar desde el día 7 de agosto a partir de las 00:00 horas, hasta el 25 de agosto a las 11:59 horas.

Telepoolers el programa externo de carpooling de Televia

Estas son las reglas para poder entrar a este concurso:

  1. El copiloto o los pasajeros deben grabar un video realizando alguno de los retos que se propusieron en la convocatoria.
  2. Los participantes deben ingresar al sitio telepoolers.com, registrar sus datos (nombre completo, correo, teléfono y número de Tag TeleVía), aceptar el aviso de privacidad y subir el video.
  3. Cuando el video esté en el sitio telepoolers.com, hay que compartirlo en redes sociales.
  4. El video que obtenga más likes será el ganador. El premio del video ganador será un Nintendo Switch para cada uno de los participantes, incluyendo al conductor (máximo cinco personas).

como participar en el concurso de televia

El reto consiste en realizar una torre de utensilios “godín” (tuppers, termos, ropa de gimnasio, tarjetas, corbatas, cuadernos, etcétera) y grabar un máximo de 30 segundos.

Hay que registrar el Tag TeleVía en el sitio telepoolers.com. Si no lo estás, no podrás participar. TeleVía validará el estatus del tag y el participante recibirá un correo electrónico de confirmación. Solo se permite un registro por tag.

El vehículo en el que se grabe el video debe ser un auto. No se permite hacer videos en motos, ni vehículos pesados. Tampoco se puede participar con menos de tres personas o más de cinco.

Para que el video sea válido, debe respetar los términos y condiciones establecidos en el reto propuesto.

No olvides que…

  • La duración del video no debe exceder los 30 segundos.
  • El video se debe grabar en una de las autopistas participantes operadas por Televía.
  • Ningún video debe ser grabado por el conductor.

¿Ya te dieron ganas de participar en este concurso? ¿Has usado el carpooling? ¿Qué tal tu experiencia?

Acerca del autor

Daniela Lazovska